La rivoluzione digitale ha determinato la possibilità d'introdurre lo Smart Working. Bisogna, perciò, organizzare il lavoro in modo più flessibile e produttivo. Grazie alle opportunità offerte dall’ICT e dalla digitalizzazione sono state rese possibili diverse forme di Smart Working. Questa situazione di emergenza, indotta dall’epidemia del Covid-19 e i provvedimenti presi dai governi, ha dato una potente accelerazione al cosiddetto “lavoro agile”. Anche se, attualmente è ristretto dentro le pareti di casa e, pertanto, definibile più propriamente come lavoro da remoto.
La gran parte delle aziende italiane sono state obbligate ad adottare forme di lavoro da remoto per garantire la continuità del proprio business. Però questa modalità è differente dallo Smart Working, che ha un significato più di metodo, ovvero flessibilità e autonomia.
Introdurre lo Smart Working nelle aziende attraverso un percorso
Quando s’introduce lo Smart Working nelle organizzazioni, si deve avere l’obiettivo di migliorare la qualità delle infrastrutture tecnologiche, sviluppare le competenze digitali, creare ambienti di lavoro coinvolgenti e collaborativi (per approfondire clicca qui) e, soprattutto, progettare una formazione che favorisca change management e sviluppo organizzativo.
Mi riferisco a un percorso di trasformazione graduale che:
- introduca le giuste tecnologie all’interno dell’azienda,
- ridisegni i processi organizzativi,
- progetti una formazione tecnica, manageriale e innovativa per sviluppare le persone, il lavoro di gruppo e il funzionamento dell’ecosistema aziendale.
Tutto ciò riuscirà a rendere il lavoro più flessibile, produttivo ed efficace. Lo Smart Worker, invece, sarà più autonomo, responsabile e orientato al risultato.
Gli strumenti di video-conferenza più utilizzati
Qui preme sottolineare che le aziende devono innanzitutto dotarsi delle giuste tecnologie per videoconferenze, social collaboration e l’organizzazione delle proprie attività.
Ci sono diversi strumenti per svolgere le videoconferenze o i meeting virtuali, vediamone alcune, ricordando che le soluzioni “business” sono preferibili a quelle gratuite:
- Zoom: negli ultimi mesi è stato uno degli strumenti più utilizzati, facile da usare, poiché basta condividere un link per far collegare diversi partecipanti. Le limitazioni della versione gratuita riguardano il numero di utenti collegabili contemporaneamente (fino a 100) e la durata del meeting (non più di 40 minuti).
- Skype: è una buona opzione gratuita per coinvolgere fino a 50 partecipanti ma per le aziende c’è Skype Business perché la piattaforma free è stata spesso oggetto di attacchi hacker.
- GotoMeeting: è un servizio a pagamento che prevede funzioni come: registrazione in cloud, conversione automatica in pdf delle slide e trascrizione dei dialoghi.
- Cisco Webex: è un’ottima app per teleconferenze con numerosi partecipanti.
Alcuni tool per la Social Collaboration
Si stanno poi diffondendo anche App come Whereby, Meet di Jitsi e l’italiana Ipkom, oltre – ovviamente – ad Hangouts di Google (software di messaggistica istantanea e, nel caso di Meet, area per poter svolgere meeting virtuali) e Teams di Microsoft (piattaforma per la comunicazione e la collaborazione, che unisce chat di lavoro, strumenti per videoconferenze, spazi per la condivisione della documentazione e l’integrazione di diverse applicazioni).
Questi ultimi due fanno parte rispettivamente del pacchetto GSuite di Google e Office 365 di Microsoft, che sono software di produttività o “suite” di applicazioni di social collaboration.
Tra i Tool di Project Management per organizzare i progetti o le attività lavorative più famosi ci sono Trello (che è un software gestionale utile a organizzare e gestire i compiti del team in modo agile), Asana (che è un’applicazione web e mobile utile per organizzare e gestire il lavoro dei team) e Planner (ovvero l’applicazione proposta da Microsoft Office 365 per la pianificazione delle attività).
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